Engagement
La protection de votre vie privée est une priorité pour l’AQRP.
La présente politique vise à vous informer des balises établies pour protéger les renseignements personnels que vous confiez à l’Association, par le biais du Web ou de tout autre moyen, le tout en conformité avec les règles et lois sur la protection des renseignements privés qui s’appliquent à l’AQRP.
L’AQRP est assujettie à la Loi sur la protection des renseignements personnels dans le secteur privé, L.Q., 1993, c. P-39.1.
Principes généraux
Dans le cadre de ses activités, et suivant votre accord, l’AQRP peut recueillir des renseignements personnels que vous nous fournissez afin de les utiliser pour les finalités décrites ci-dessous. La présente politique détaille de quelles manières l’AQRP :
- recueille les renseignements personnels ;
- utilise ces mêmes renseignements ;
- communique ces renseignements à des tiers, suivant votre consentement à cet effet lorsque nécessaire.
Tous les employés de l’AQRP sont responsables de l’application de la Politique de confidentialité et des pratiques en matière de gestion des renseignements personnels.
Définition de la notion de renseignements personnels
Les renseignements personnels sont définis comme « tout renseignement qui concerne une personne physique et permet de l’identifier ».
Consentement
Votre consentement à la communication ou à l’utilisation de vos renseignements personnels doit être donné de manière explicite. Il sera valide pour les fins mentionnées à la présente politique ainsi que pour les fins précises mentionnées lors du consentement, le cas échéant. Le consentement sera valide pour la durée nécessaire à la réalisation des objectifs précisés au consentement ou pour les objectifs précisés dans la présente politique. Votre consentement pourra être retiré en tout temps comme il est indiqué dans la présente politique.
Renseignements personnels recueillis
Les renseignements personnels que l’AQRP pourra recueillir, à la suite de votre consentement et selon les circonstances, sont les suivants :
- renseignements nominatifs (nom, prénom, numéros de téléphone, adresses postales et courriel) ;
- date de naissance et sexe ;
- information sur une carte de crédit, un mandat ou un chèque ;
- date d’inscription à titre de membre de l’AQRP et date de renouvellement (au dossier de l’AQRP).
Collecte des renseignements personnels
La collecte de renseignements personnels par l’AQRP s’effectue lorsque vous utilisez nos services et que vous communiquez volontairement vos renseignements personnels. Par exemple en :
- participant à un événement ou à une activité ;
- utilisant les services en ligne ;
- envoyant une question ou un commentaire par tous les moyens de communication ;
- vous abonnant aux communications électroniques, telle l’Infolettre ;
- devenant membre ou en renouvelant votre abonnement.
La collecte de renseignements personnels est limitée aux renseignements nécessaires aux fins précisées dans la présente politique.
Lorsque nous recueillerons vos renseignements, vous aurez l’occasion de refuser qu’ils soient conservés pour une utilisation ultérieure par l’AQRP.
Finalités de la collecte
Les renseignements personnels que vous communiquerez serviront exclusivement aux fins suivantes :
- permettre de vous identifier et vous authentifier dans le système informatique de l’AQRP afin de faciliter les transactions ;
- permettre à l’AQRP de vous fournir un service adapté à vos besoins ;
- communiquer avec vous périodiquement par écrit, de vive voix ou par voie électronique afin de vous tenir informé des activités de l’AQRP ;
- permettre à l’AQRP de tenir des statistiques sur la clientèle ;
- permettre à l’AQRP d’effectuer le suivi nécessaire au renouvellement de votre abonnement.
Utilisation, conservation et divulgation
A) Utilisation des renseignements personnels
Vos renseignements personnels ne seront utilisés que pour les fins pour lesquelles ils ont été recueillis comme cela est précisé dans la présente politique. À cet effet, nous les conservons de manière confidentielle aussi longtemps que nécessaire.
L’AQRP assure la protection de vos renseignements personnels en tout temps, par des mesures de sécurité appropriées, qu’elles soient matérielles, organisationnelles ou technologiques. Aussi, l’AQRP s’assure de limiter l’accès aux renseignements personnels au personnel nécessaire.
B) Conservation des renseignements personnels
Votre dossier sera conservé de manière numérique sur le serveur informatique de l’AQRP.
C) Divulgation des renseignements personnels
L’AQRP pourra divulguer vos renseignements personnels à des tiers dans les cas suivants :
Auprès des préposés, mandataires ou agents de l’AQRP, des prestataires de services qui, en vertu d’un contrat de services ou d’entreprise, assistent l’AQRP dans leurs activités dans les seules fins prévues par la loi ;
Dans tous les cas où, en vertu de la Loi sur la protection des renseignements personnels dans le secteur privé, la communication d’un renseignement personnel est possible sans autorisation.
L’AQRP, dans les limites du raisonnable, que ces tierces parties respectent les règles et engagements de la présente politique en prenant les mesures nécessaires.
Accessibilité par le personnel
L’AQRP a pris des mesures afin de garantir la plus grande protection de vos renseignements personnels. À cet effet, trois niveaux de sécurité ont été mis en place :
Niveau très élevé : Catégorie ayant accès à tous vos renseignements personnels.
Niveau élevé : Catégorie ayant accès à certains de vos renseignements personnels.
Niveau de base : Catégorie ayant accès à un minimum de renseignements personnels.
Accessibilité par les conseils régionaux
L’AQRP garantit également la protection de vos renseignements personnels en attribuant le niveau d’accès mentionné ci-dessous à chacun des responsables nommés par les conseils régionaux pour s’occuper de la section régionale sur le site
Web de l’AQRP :
Niveau de base : Catégorie ayant accès à un minimum de renseignements personnels.
Témoins Web et analyse d’audience
Certaines pages du site Web de l’AQRP requièrent l’envoi de témoins de connexion (témoins) afin d’aider les utilisateurs du site à naviguer plus rapidement et leur proposer le contenu qui les intéresse le plus. Aucun renseignement personnel n’est conservé dans les témoins. L’emploi des témoins se veut une pratique courante et plusieurs navigateurs reconnus sont initialement configurés pour les accepter. Vous pouvez cependant configurer votre navigateur afin de refuser ou désactiver les témoins. Dans ces cas, certaines fonctions de notre site Web ne seront plus accessibles.
Les informations de navigation peuvent être partagées avec des tiers autorisés avec lesquels l’AQRP collabore, tels que des partenaires. Les informations de navigation ne contiennent aucune donnée personnelle. L’AQRP s’assure, dans les limites du raisonnable, que les tiers autorisés prennent les mesures nécessaires afin de respecter la confidentialité de vos données. Les tiers autorisés comprennent notamment des services d’analyse d’audience, tels Google Analytics.
Le site Web de l’AQRP peut proposer des hyperliens vers d’autres sites Web. Les renseignements échangés sur ces sites ne sont pas assujettis à la présente politique de confidentialité.
Exactitude
L’AQRP prend des mesures raisonnables pour s’assurer de l’exactitude des renseignements personnels au moment de les utiliser ou de les communiquer. Nous vous remercions de contribuer à cette exactitude en communiquant avec nous tout changement devant être apporté à vos renseignements personnels ou toute erreur pouvant s’y trouver. Veuillez consulter la section Coordonnées afin d’obtenir les coordonnées du responsable de la protection des renseignements personnels.
Droit d’accès, de rectification et de retrait du consentement
A) Droit d’accès à vos renseignements personnels
L’AQRP vous permet, sous réserve des conditions et exemptions prévues à la loi, d’avoir accès aux renseignements personnels que l’AQRP détient à votre sujet. Sur demande, l’AQRP vous informera des renseignements personnels détenus, de l’usage qui en est fait, incluant la divulgation à des tiers, puis vous permettra de les consulter. Vous pourrez également demander une copie de votre dossier, moyennant des frais raisonnables.
B) Droit de rectification ou de suppression des renseignements personnels
Il vous sera bien sûr possible de rectifier les renseignements personnels que l’AQRP a recueillis lorsque ces renseignements sont inexacts, incomplets, équivoques, périmés ou non justifiés par les objectifs décrits dans la présente politique.
Il vous sera également possible de faire supprimer tout renseignement confidentiel recueilli de manière non conforme à la loi.
C) Droit de retrait du consentement
Toute demande d’accès, de rectification ou de suppression devra être réalisée par écrit et accompagnée d’une preuve d’identité. Veuillez consulter la section Coordonnées afin d’obtenir les coordonnées du responsable de la protection des renseignements personnels.
À la réception de la demande, l’AQRP y donnera suite, au plus tard dans les trente (30) jours.
Plainte
Pour toute demande ou plainte relative à la mise en œuvre de la présente politique, veuillez consulter la section Coordonnées afin d’obtenir les coordonnées du responsable de la protection des renseignements personnels.
Coordonnées
Pour toute question ou tout commentaire concernant la manière dont nous traitons vos renseignements personnels, notre politique de confidentialité des données, ou pour exercer l’un ou l’autre de vos droits, n’hésitez pas à communiquer avec notre responsable de la protection des renseignements personnels :
Par courriel : info@aqrp.ca
Par courrier : 5400, boulevard des Galeries, bur. 111, Québec (Québec) G2K 2B4
Par téléphone : 1 800 653-2747
Déclaration
À la suite à la lecture de la présente politique et à la confirmation qu’elle y adhère, toute personne visée par la cueillette d’informations confidentielles la concernant déclare comprendre qu’il lui a été permis de refuser que l’AQRP recueille des informations confidentielles la concernant et confirme également :
- qu’elle accepte que l’AQRP recueille des informations confidentielles la concernant pour atteindre les objectifs décrits dans la présente politique ;
- qu’elle accepte que l’AQRP partage les informations confidentielles recueillies afin d’atteindre les objectifs communs décrits dans la présente politique ;
- qu’elle comprend que le présent consentement est révocable